Aby zapewnić właściwe funkcjonowanie miasta rola urzędu miasta musi być jednoznacznie określona, włącznie z wydziałami pełniącymi określone funkcje. Ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym. (tekst jednolity na 24 czerwca 2003 r.) Rozdział 1 Przepisy ogólne Art. 1. 1. Mieszkańcy gminy tworzą z mocy prawa wspólnotę samorządową. 2. Ilekroć w ustawie jest mowa o gminie, należy przez to rozumieć wspólnotę samorządową oraz odpowiednie terytorium. Art. 2. 1. Gmina wykonuje zadania publiczne w imieniu własnym i na własną odpowiedzialność. 2. Gmina posiada osobowość prawną. 3. Samodzielność gminy podlega ochronie sądowej. Art. 3. 1. O ustroju gminy stanowi jej statut. 2. Projekt statutu gminy powyżej 300.000 mieszkańców podlega uzgodnieniu z Prezesem Rady Ministrów na wniosek ministra właściwego do spraw administracji publicznej. 3. W sprawach spornych rozstrzyga Rada Ministrów. Art. 4. 1. Rada Ministrów, w drodze rozporządzenia: 1) tworzy, łączy, dzieli i znosi gminy oraz ustala ich granice, 2) nadaje gminie lub miejscowości status miasta i ustala jego granice, 3) ustala i... więcej

I tak urząd miasta możemy podzielić na następujące wydziały.

Wydział Organizacji i Kadr, Wydział Finansowy, Wydział Obywatelski, Wydział Lokalowy, Wydział Urbanistyki i Architektury, Wydział Inżynierii i Ochrony Środowiska, Wydział Gospodarki Nieruchomościami, Wydział Strategii Rozwoju Miasta, Wydział Kultury, Turystyki i Sportu, Wydział Oświaty, Wydział Geodezji, Wydział Prawny, Wydział Zarządzania Kryzysowego i Ochrony Ludności, Biuro Rady Miasta, Urząd Stanu Cywilnego, Biuro Informacji i Promocji Miasta, Straż Miejska

Wydział Organizacji i Kadr prowadzi i odpowiada za realizacje zadań w zakresie:

• obsługi organizacyjnej Prezydenta, Wiceprezydentów i Sekretarza,
• przygotowania aktów prawnych Rady i Prezydenta,
• organizacji i funkcjonowania Urzędu,
• spraw kadrowych Urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych miasta oraz kierowników miejskich służb, inspekcji i straży zgodnie z przepisami szczególnymi,
• koordynacji zadań Urzędu związanych z wyborami Prezydenta RP, do Sejmu i Senatu RP, Rady Miasta, Prezydenta Miasta oraz przeprowadzaniem referendów.

Wydział Finansowy prowadzi i odpowiada za realizacje zadań w zakresie:

• opracowywania projektu budżetu miasta i nadzoru nad jego realizacja,
• wymiaru, orzecznictwa podatkowego, poboru i windykacji należności podatkowych oraz poboru i windykacji innych należności, jak równie ich
  egzekucji,
• zapewnienia dyscypliny finansowej,
• prowadzenie rachunkowości Urzędu , budżetu miasta oraz sporządzanie sprawozdawczości.

Wydział Obywatelski prowadzi i odpowiada za realizacje zadań w zakresie:

• nadania i zmiany obywatelstwa,
• ewidencji ludności,
• wydawania dowodów osobistych,
• zmiany imion i nazwisk,
• spraw obywatelstwa i konsularnych,
• spraw wojskowych,
• ewidencji działalności gospodarczej,
• wydawania praw jazdy świadectw kwalifikacyjnych,
• rejestracji pojazdów,
• nadzoru i kontroli nad stacjami kontroli pojazdów,
• spraw dot. szkolenia kierowców.

Wydział Lokalowy prowadzi i odpowiada za realizacje zadań w zakresie:

• gospodarki lokalami mieszkalnymi i użytkowymi będącymi w zarządzie miasta,
• wspólnot mieszkaniowych,
• nadzoru nad zarządcami zasobu komunalnego,
• dodatków mieszkaniowych

Wydział Urbanistyki i Architektury prowadzi i odpowiada za realizację zadań w zakresie:

• zagospodarowania przestrzennego,
• przestrzegania postanowień miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,
• ładu przestrzennego,
• administracji architektoniczno -budowlanej

Wydział Inżynierii i Ochrony Środowiska prowadzi i odpowiada za realizację zadań, dotyczących właściwego funkcjonowania miasta w zakresie:

• gospodarki komunalnej,
• drogownictwa,
• lokalnego transportu zbiorowego,
• zieleni komunalnej, zadrzewienia i ochrony przyrody
• ochrony środowiska.

Wydział Gospodarki Nieruchomościami prowadzi i odpowiada za realizację zadań w zakresie:

• komunalizacji mienia,
• gospodarowania gruntami gminy, powiatu i Skarbu Państwa,
• sprzedaży domów, garaży i lokali,
• scalania i podziału nieruchomości,
• wywłaszczania i zwrotu nieruchomości wywłaszczonych oraz wydawania zaświadczeń o wartości mienia pozostawionego poza granicami Polski.

Wydział Strategii Rozwoju Miasta prowadzi i odpowiada za realizację zadań w zakresie:

• strategii rozwoju miasta,
• przekształceń własnościowych istotnych z punktu widzenia strategii,
• rewitalizacji miasta,
• sporządzania analiz, prognoz, opinii i ocen dla potrzeb Rady i Prezydenta,
• spraw związanych ze współpracą Miasta z organizacjami i instytucjami działającymi na rzecz integracji Polski ze strukturami europejskimi,
• realizacji polityki zagranicznej,
• współpracy z Urzędem Marszałkowskim i Pomorskim Urzędem Wojewódzkim w Gdańsku w sprawach dotyczących w szczególności Strategii Rozwoju Województwa Pomorskiego, Programów Operacyjnych.

Wydział Kultury, Turystyki i Sportu prowadzi i odpowiada za realizację zadań w zakresie:

• kultury,
• turystyki,
• kultury fizycznej,
• organizacji pozarządowych

Wydział Oświaty prowadzi i odpowiada za realizację zadań w zakresie:

• sprawowania nadzoru nad działalnością publicznych placówek objętych systemem oświaty przedszkoli, szkół podstawowych, gimnazjów, ponadpodstawowych, ponadgimnazjalnych, w tym z oddziałami integracyjnymi, przedszkoli i szkół specjalnych, artystycznych, kształcenia ustawicznego, poradni psychologiczno-pedagogicznych,
• prowadzenia ewidencji szkół i placówek niepublicznych oraz nadawanie szkołom i placówkom niepublicznym uprawnień szkół i placówek publicznych,
• kontrolowania i prowadzenia ewidencji spełniania obowiązku szkolnego oraz obowiązku nauki przez młodzież w wieku 16-18 lat.

Wydział Geodezji prowadzi i odpowiada za realizację zadań wynikających z ustawy "Prawo geodezyjne i kartograficzne", w zakresie:

• utrzymania aktualności zasobów geodezyjno - kartograficznych,
• prowadzenia Ośrodka Dokumentacji Geodezyjno - Kartograficznej,
• prowadzenia Zespołu Uzgadniania Dokumentacji Projektowej.

Do zadań Wydziału Prawnego należy świadczenie pomocy prawnej Radzie, Prezydentowi i komórkom organizacyjnym Urzędu, a w szczególności:

• Opiniowanie pod względem prawnym i redakcyjnym projektów uchwał Rady oraz zarządzeń Prezydenta.
• Opiniowanie projektów umów i porozumień.
• Udzielanie porad i konsultacji prawnych komórkom organizacyjnym Urzędu.
• Sporządzanie opinii prawnych.
• Występowanie w charakterze pełnomocnika przed sądami i urzędami.
• Przedstawianie Prezydentowi i komórkom organizacyjnym informacji o nowych aktach prawnych.

Wydział Zarządzania Kryzysowego i Ochrony Ludności prowadzi i odpowiada za realizację zadań w zakresie :

• kierowania i koordynowania przygotowań przedsięwzięć ochrony ludności,
• zadań wynikających ze Zintegrowanego Systemu Bezpieczeństwa,
• zadań w zakresie spraw obronnych.

Biuro Rady Miasta prowadzi i odpowiada za realizację zadań w zakresie:

• obsługi merytorycznej i technicznej Rady i jej organów,
• współudziału w pracach wyborczych

Urząd Stanu Cywilnego prowadzi i odpowiada za realizację zadań w zakresie:

• rejestracji stanu cywilnego,
• wydawania decyzji administracyjnych mających wpływ na rejestrację stanu cywilnego,
• załatwiania spraw konsularnych, związanych z działalnością Urzędu Stanu Cywilnego (USC),
• współpracy z sądami i innymi organami państwowymi w zakresie rejestracji stanu cywilnego,
• sporządzania sprawozdawczości z naturalnego ruchu ludności

Biuro Informacji i Promocji Miasta prowadzi i odpowiada za realizację zadań w zakresie:

• Realizowania polityki informacyjnej miasta.
• Współpracy z kierownikami komórek organizacyjnych Urzędu, jednostkami organizacyjnymi miasta oraz innymi instytucjami w zakresie przygotowywania serwisów informacyjnych dla mediów.
• Koordynowania przepływu informacji przekazywanych środkom masowego przekazu przez komórki organizacyjne Urzędu.
• Przygotowywania Kierownictwu Urzędu codziennych przeglądów prasy oraz archiwizowanie informacji prasowych.
• Organizowania konferencji prasowych.
• Udzielania odpowiedzi lub opiniowanie projektów odpowiedzi na publikacje zamieszczone w mediach.
• Przekazywania mediom codziennych informacji związanych z funkcjonowaniem miasta i Urzędu.
• Prowadzenia bieżącej analizy rynku mediów.
• Opracowywania i współzarządzania urzędowym serwisem internetowym miasta.
• Prognozowania, opracowywania i zarządzania planami i programami promocji miasta.
• Opracowywania i zarządzania informacjami dostarczanymi przez komórki organizacyjne Urzędu i jednostki organizacyjne miasta.
• Przygotowywania wydawnictw promocyjnych okolicznościowych, współpracy z miejskimi jednostkami organizacyjnymi oraz służbami w zakresie przygotowywania programów imprez i przedsięwzięć promocyjnych, w tym udział w targach i wystawach gospodarczych, rozpowszechniania informacji o mieście, promocji Sopotu za granicą.
• Pozyskiwania sponsorów i partnerów programów promocyjnych, współuczestnictwo i wspieranie działań promocyjnych podejmowanych przez partnerów.
• Współpracy z instytucjami, organizacjami i jednostkami turystycznymi w mieście w zakresie kształtowania korzystnego wizerunku miasta.
• Prowadzenia spraw związanych z używaniem herbu i flagi miasta.
• Współpracy z Wydziałami: Kultury, Turystyki i Sportu i Strategii Rozwoju Miasta oraz organizacjami turystycznymi w zakresie realizacji zadań związanych z rozwojem turystyki biznesowej w mieście.
• Monitorowania efektów podejmowanych działań promocyjnych.

Do zakresu działania Straży Miejskiej należy :

• Ochrona spokoju i porządku w mieście.
• Czuwanie nad porządkiem i kontrola ruchu drogowego w zakresie określonym przepisami.
• Współdziałanie z właściwymi podmiotami w zakresie ratowania życia i zdrowia obywateli, pomocy w usuwaniu awarii technicznych i skutków klęsk żywiołowych oraz innych miejscowych zagrożeń.
• Zabezpieczenia miejsca przestępstwa, katastrofy lub innego podobnego zdarzenia albo miejsc zagrożonych takim zdarzeniem przed dostępem osób postronnych lub zniszczeniem śladów i dowodów , do momentu przybycia właściwych służb, a także ustalenie, w miarę możliwości, świadków zdarzenia.
• Ochrona obiektów komunalnych i urządzeń użyteczności publicznej.
• Współdziałanie z organizatorami i innymi służbami w ochronie porządku podczas zgromadzeń i imprez publicznych.
• Doprowadzanie osób nietrzeźwych do izby wytrzeźwień lub miejsca ich zamieszkania, jeżeli osoby te swoim zachowaniem stwarzają zagrożenie dla innych w miejscu publicznym oraz znajdują się w okolicznościach zagrażających ich życiu lub zdrowiu.
• Informowanie społeczności lokalnej o stanie i rodzajach zagrożeń, a także inicjowanie i uczestnictwo w działaniach mających na celu zapobieganie popełnianiu przestępstw i wykroczeń oraz zjawiskom kryminogennym i współdziałanie w tym zakresie z organami państwowymi i organizacjami społecznymi.
• Konwojowanie dokumentów, przedmiotów wartościowych lub wartości pieniężnych dla potrzeb Urzędu.
• Wydawanie legitymacji o uprawnieniu osób do niestosowania się do niektórych znaków drogowych.